A GTD, vagyis a „Getting Things Done” (Tennivalók Elintézése) egy népszerű időgazdálkodási módszer, amelyet David Allen dolgozott ki és mutatott be azonos című könyvében, mely először 2001-ben jelent meg. Ez a módszer egy átfogó keretet kínál a feladatok, projektek és a személyes teendők szervezésére és kezelésére, célja, hogy csökkentse az emberek mentális terheit és növelje a produktivitást.
A GTD módszer alapelve az, hogy minden olyan feladatot, ötletet és projektet, amely elvégzésre vár, írjunk le és szervezzünk meg egy megbízható rendszerben. Ez lehetővé teszi az agy számára, hogy ne az emlékeztetők megőrzésével legyen elfoglalva, hanem az aktuális feladatok elvégzésére koncentráljon. Allen szerint, ha az ember tisztában van minden kötelezettségével és azokat hatékonyan kezeli, akkor csökken a stressz szintje, és növekszik a hatékonyság.
A GTD módszertan öt alapvető lépésre bontható:
- Gyűjtsd össze minden olyan feladatot, információt, amely figyelmedet igényli.
- Döntsd el, hogy mi a teendő minden egyes begyűjtött elemmel kapcsolatban: ha valami elvégezhető 2 percen belül, azonnal tedd meg; ha nem, delegáld, tedd a „Későbbi teendők” listára, vagy dobd ki.
- Szervezd meg a tevékenységeket: minden elvégezendő feladatot sorolj be egy megfelelő kategóriába, például projekt, következő lépések, későbbre halasztott teendők.
- Tekints át rendszeresen minden listát és projektet, hogy biztosítsd a prioritások megfelelő kezelését és a projektek előrehaladását.
- Cselekedj proaktívan, kövesd a listáidat és légy produktív.
A GTD módszer egyik kulcsfontosságú eleme a „kontextus alapú teendőlisták” használata. Ez azt jelenti, hogy a feladatokat az elvégzés helyének vagy elérhető eszközöknek megfelelően csoportosítjuk, például vannak listák, amik csak telefonhívásokat tartalmaznak, mások pedig csak az irodában végezhető feladatokat.
David Allen módszertanának nagy előnye, hogy rugalmas és személyre szabható, így szinte bárki alkalmazhatja, függetlenül attól, hogy milyen munkát végez vagy milyen elfoglalt az élete. A GTD nem csak a munkahelyi produktivitásról szól, hanem általánosan a személyes és szakmai élet minden területén alkalmazható, segít rendet teremteni és fókuszálni a fontos dolgokra.